Zápis do RPVS: kto ho musí mať a čo hrozí, ak chýba

Čo je RPVS a načo slúži

Register partnerov verejného sektora je verejný zoznam, ktorý má odhaliť skutočného vlastníka firiem obchodujúcich so štátom — teda konečného užívateľa výhod (KÚV), nie len formálneho spoločníka. Vedie ho Okresný súd Žilina a je voľne dostupný na nahliadnutie komukoľvek.

Kedy je zápis povinný

Partnerom verejného sektora sa firma stáva, ak s orgánom verejnej moci (štát, samospráva, štátny podnik, zdravotná poisťovňa a ďalšie) uzatvára zmluvu, na základe ktorej:

• prijíma jednorazové plnenie nad 100 000 €, alebo
• prijíma opakované plnenie presahujúce 250 000 € za kalendárny rok.

Sem patria napríklad verejné zákazky, dotácie, štátne granty, ale aj bežné dodávateľské zmluvy s verejnou inštitúciou, ktoré prekročia uvedené limity. Rozhoduje hodnota plnenia, nie to, či ide o „tender" v úzkom zmysle.

Čo sa do registra zapisuje

• identifikačné údaje partnera verejného sektora (firma)
• koneční užívatelia výhod — fyzické osoby, ktoré firmu skutočne ovládajú alebo majú z nej prospech, vrátane vlastníckej štruktúry až po fyzické osoby
• oprávnená osoba — advokát, notár, banka alebo iný subjekt zo zákona, ktorý zápis vykonáva a zodpovedá zaň

Fyzická osoba nemôže zápis vykonať sama — musí prostredníctvom oprávnenej osoby, ktorá overí totožnosť konečných užívateľov výhod a zdroj ich oprávnenia.

Čo hrozí bez zápisu alebo pri neaktuálnych údajoch

Bez platného zápisu v RPVS nemožno zmluvu s orgánom verejnej moci uzavrieť ani na jej základe čerpať plnenie — orgán platbu jednoducho nesmie realizovať. Pri neoverení údajov v zákonnej lehote hrozí registrujúcemu orgánu možnosť vymazať partnera z registra, čo má rovnaký účinok ako keby zápis nikdy neexistoval — zmluvné vzťahy sú tým ohrozené.

Priebežná povinnosť, nie jednorazová

Zápis nekončí podaním. Partner verejného sektora musí:

• overovať údaje pri každej zmene — nový spoločník, zmena vlastníckej štruktúry, zmena konečného užívateľa výhod
• overiť údaje aj bez zmeny, najneskôr do 31. októbra, ak k výročiu zápisu neprebehlo iné overenie počas roka

Zanedbanie tejto povinnosti je najčastejším dôvodom, prečo firmy s RPVS neskôr majú problém — nie chýbajúci pôvodný zápis, ale zabudnuté overenie.

Ako to riešime

Zápis aj následné overenia vybavíme ako oprávnená osoba — pripravíme podklady o vlastníckej štruktúre, overíme totožnosť konečných užívateľov výhod a podáme návrh na zápis elektronicky. Pri zmenách vo firme (nový spoločník, zmena konateľa) skontrolujeme, či treba zápis v RPVS aktualizovať, aby vám platba od verejnej inštitúcie neuviazla na formalite.